こんにちは、maggy です。仕事柄（ライター）、海外の広報担当者から写真、文章、その他資料のデータファイルをメールで送ってもらうことがよくあります。

これまではメール添付でのやりとりが主でしたが、最近は専らオンラインストレージを使っています。オンラインストレージ（Online File Storage)とは、ご存じの方も多いと思いますが、インターネットを通じてサーバー上の記憶領域を提供するサービスです。インターネット上に自分のハードディスクがあるみたいな感覚ですね。ファイルをアップロードして、自分あるいは指定した他者などがそこからファイルをダウンロードして取り出すことができます。

Dropbox（Dropbox, Inc）、Google Drive（グーグル）、SkyDrive（マイクロソフト） など、さまざまな会社がこのサービスを提供しています。

従来は送り先の海外のインターネット環境が分からないため、大容量ファイルのやりとりだと、ちゃんと届いているのか不安でした。そのため、厳選したファイルのみを送受信しました。

しかしオンラインストレージなら容量を気にすることなく、ファイルを開くためのリンクを 1 行、メールに書き出すだけです。大抵のサービスで、リンクを知っている人だけが見られる設定などの閲覧権限を設定可能なので、関係者の間だけでやりとりができます。

案件に必要なファイルを全部入れたフォルダをまるごと共有してもらうこともあります。プレスリリースやオフィシャル写真、関連資料などがすべてここに入っています。これが、お互いにとってとても便利です！

従来は、写真を受け取ってからも「必要なイメージと違ったから別の写真を送ってほしい」、「こんな資料もありますか？」などと、何かとやりとりが発生してしまってました。共有フォルダに写真も資料も多めに共有してもらえたら、こうしたやりとりが省けます。

メールでは、メッセージをひと言添えて、オンラインストレージへのリンクを送るだけ。例えば最近ですと、資料の提供を依頼した際、カジュアルな人だと返信はこんなひと言だけでした。

See various images and information. Regards.
（このリンク先の）画像や情報を見てください。よろしく。
http://XXXXXXXXXXXXXX（共有フォルダへのリンク）

もっと丁寧な人は下記のように書いていました。

I am putting a link here the information about the ABC as well as the information about us.
ABC（プロジェクト名、商品名など）についての情報と、私たちについての情報（が格納されたフォルダへの）のリンクを添付しています。

Also, I am including a link to the release of the images that you may be able to use.

また、使用できそうな写真のリンクも添付しています。
http://XXXXXXXXXXXXXX（資料フォルダへのリンク）
http://XXXXXXXXXXXXXX（写真フォルダへのリンク）

いろいろとスピーディーに進められるので本当に助かります。もっとも、ときには「これは、わたしが見てもいいのかしら……？」という社内向けの資料のようなものも共有されたフォルダに入っていたことや、整理されていないグチャグチャのフォルダを共有されて困ったことも……。

機密情報やゴミだらけのファイルは NG ですが、うまく使えばとても便利だと思います。製品やプロジェクトの写真や資料の翻訳文をオンラインストレージにまとめておいて、問い合わせがあったらリンクを送る（シェアする）、なんて使い方ができそうですね。

おまけ ：ファイルのやりとりにはオンラインストレージを、そして資料の翻訳には「スピード翻訳」の「スピード翻訳」サービスをご利用くださいね♪
※ ちなみに「スピード翻訳」では、翻訳者とのファイルサイズの大きなデータのやり取りには有償でセキュリティの高いシステムを利用しています

photo : “folder” by Niklas Bildhaue